Kommunikationspolicy för Antagningskansliet

Bakgrund och syfte
Att tydligöra vad antagningkansliets informationsansvar är. Att klargöra hur antagningskansliet kommunicerar med elever, studie- och yrkesvägledare, skol- och utbildningschefer m.m.

Kommunikativa utmaningar och möjligheter
Många olika kanaler/medier där det informeras om Skaraborgs programutbud och själva gymnasievalet. Många kanaler ägs av kommunerna/skolorna. Utmaningen är att förmedla samma budskap om gymnasievalet.

Informera tydligt om vilket utbud av program och skolor som finns i Skaraborg.

Viktigt att poängtera skillnaden mellan marknadsföring och information. Gymnasieskolorna kan marknadsföra om sin skola medan antagningskansliet, studievägledare och grundskolor ska neutralt informera.

Kommunikationsmål
Syfte med kommunikationsinsatser mot elever (och föräldrar) är att informera om:
• Vilket utbud finns att söka i Skaraborg
• Hur söker man till gymnasiet (antagningsprocessen)
• Meddela eleverna besked på prel. antagning och slutlig antagning
• Förmedla förändringar i gymnasieorganisationen så som stoppat intag på program m.m.

Syfte med kommunikationsinsatser mot huvudmän är att informera om:
• Presentera sök- och antagningstatistik efter respektive valperiod
• Att informera om gymnasieorganisationen och dess förändringar under ansökningsperioden

Öriga syften är:
• Skapa en överblick över vad som erbjuds i Skaraborg, mässor, öppet hus m.m.
• Klargöra för eleverna var de finner information om sitt gymnasieval, information från skolorna m.m.

Målgrupper
• Elever i grundskolan
• Elever på IM program
• Studie- och yrkesvägledare
• Rektorer
• Elever med särskilda behov
• Skol- och utbildningschefer
• Tjänstemän på kommunernas utbildningskontor
• Politiker
• Föräldrar

Ansvar
Antagningskansliet har ansvaret att informera om antagningsprocessen samt om programutbudet i Skaraborg.

I de avtal som är tecknade mellan varje kommun/friskola och antagningkansliet står det att i köpen av Antagningskansliet tjänster ingår information till elever och föräldrar via telefonjour, antagningsbesked och mejl samt information i katalogen ”Programväljaren” och på www.utbildningskaraborg.se

Kommunikativt förhållningssätt – tonalitet etc.
Vår information ska vara neutral och saklig.

Vilka frågor ska antagningskansliet svara på?
• Generella frågor om antagningsprocessen t.ex. när antagningsbeskedet kommer, frågor om omval, och om särskilda skäl, mottagande i första eller i andra hand m.m.
• Presentera resultat om sökande, antagna, sökande från andra kommuner m.m.
• Frågor om skollagen, gymnasieförordningen och handböcker för gymnasieantagningen.
Viktigt att poängtera är att antagningskansliet inte analyserar resultatet för specifika huvudmän, inte svarar på frågor om vad som gör olika skolor unika eller hur de olika huvudmännen gör bedömningar.

Informations- och kommunikationskanaler
• Mail
• Telefon
• Brev
• Hemsida
• Personliga möten
• Programväljaren
• Träffar med studie- och yrkesvägledare

Lagar och förordningar
• Utbildning Skaraborgs samverkansavtal
• Övriga samverkansavtal inom Skaraborg
• Avtal tecknat mellan Antagningskansliet och varje kommun/skola
• Skollagen
• Gymnasieförordningen
• Skövde kommuns riktlinjer kring sociala medier.